Update n.a.v. de persconferentie van afgelopen maandag
Op maandag 28 september heeft er een nieuwe persconferentie plaatsgevonden. We hebben de belangrijkste veranderingen op een rij gezet die per dinsdag 29 september om 18.00 uur in gaan:
Alle reserveringen
Voor al onze ruimtes zijn de volgende aanvullende maatregelen van toepassing:
- We houden 1,5 meter afstand tussen jou en andere gasten
- Bij ontvangst is er een gezondheidscontrole
- Bij ontvangst vragen we jou en andere genodigden hun contactgegevens te noteren
- We hanteren in alle ruimtes een maximale groepsgrootte van 4 personen per tafel, exclusief kinderen tot 13 jaar
- Onze locatie mag voorlopig geopend zijn tot 22.00 uur
Uiteraard houden wij rekening met de richtlijnen van het RIVM om jouw evenement zo veilig mogelijk te organiseren. Ben je benieuwd hoe dat er in de praktijk uit gaat zien? Hieronder hebben we de belangrijkste vragen en antwoorden voor jou uitgewerkt. Staat jouw vraag er niet tussen of heb je interesse in een 1,5 meter-event? Neem dan contact met ons op.
V: Wat moet ik doen bij een reeds geboekt event dat niet overeenkomt met de bovenstaande maatregelen?
A: Hierover zullen we op korte termijn met je contact opnemen. We nemen in chronologische volgorde contact op met de contactpersoon die bij ons bekend is. Mocht je zelf contact met ons willen opnemen en ons vanwege de vele telefoontjes niet kunnen bereiken, dan willen we je vragen jouw contactgegevens met daarbij de betreffende datum van het event met ons te delen per mail naar info@studioa12.nl. Je kan hier tevens bij aangeven op welk moment en manier je het beste te bereiken bent
V: Wil je een event organiseren voor groepen tot 30 personen?
A: Dan mag dat zolang er aan de geldende RIVM-maatregelen wordt voldaan. Dit zijn o.a. de gezondheidscontrole bij ontvangst, de gastenregistratie en het minimaal 1,5 meter afstand houden gedurende het event.
V: Wat zijn de aanvullende regels bij besloten evenementen voor groepen met meer dan 30 personen bij Studio A12?
A: Hiervoor is het van belang dat er aan eerdergenoemde richtlijnen wordt voldaan én het event wordt gemeld bij de Veiligheidsregio Utrecht.
V: Hoe meld ik mijn event bij de Veiligheidsregio Utrecht?
A: Wij nemen contact met je op om alle benodigde informatie te verzamelen. Wij zullen als evenementenlocatie de melding en coördinatie met de Veiligheidsregio Utrecht verzorgen.
V: Wat zijn 1,5 meter-evenementen?
A: Dat zijn evenementen waarbij bezoekers gedurende het hele evenement 1,5 meter afstand kunnen houden van anderen. Met wat aanpassingen op onze locatie en (als dat nodig is) in jouw programma is dat geen enkel probleem.
V: Waarom zou ik zo’n 1,5 meter-evenement organiseren?
A: Ondanks dat digitale evenementen ook zeker kunnen, gaat er niets boven echte ontmoetingen. Het praat makkelijker, het is gezelliger én je kunt genieten van goed eten. Tijdens een 1,5 meter evenement is dit absoluut mogelijk.
V: Hoe wordt er gezorgd dat mijn gasten zich aan de 1,5 meter afstand houden?
A: Onze ruimtes zijn multifunctioneel inzetbaar en kunnen we op de meest praktische manieren indelen. Het aantal gasten bepaalt welke ruimtes we hiervoor gebruiken en hoe we ze zullen inrichten.
V: Kunnen jullie ons helpen met de juiste voorbereidingen voor mijn gasten?
A: Jazeker! Voor aanvang van het evenement stuur je de informatie over het evenement naar jouw deelnemers. Bij aankomst op de locatie reinigen gasten eerst hun handen en stellen we een aantal controlevragen. Daarna hangen ze zelf hun jas in de garderobe. Ons team zorgt voor de wachtrij voor de entree, de afzonderlijke ruimtes en de toiletten.
V: Hoe worden de pauzes en de lunch geregeld?
A: Er wordt gewerkt met buffetten waarbij we je de koffie of lunch overhandigen. Hiervoor werken we in tijdshifts zodat niemand onnodig hoeft te wachten of andere gasten tegen het lijf loopt.
V: Is er een ruimte waar we koffie kunnen drinken of lunchen?
A: Je lunch of drankje neem je mee naar de ruimte waarin de bijeenkomst plaatsvindt. Indien de ruimte beschikt over een eigen terras kunnen jouw gasten ook daarvan gebruikmaken.
V: Hoe kan ik de richtlijnen en RIVM-regels met mijn gasten delen?
A: Een van onze teamleden zal, zodra iedereen aanwezig is, jouw gasten welkom heten en een korte instructie over de voorzorgsmaatregelen verzorgen.
V: Is het ook mogelijk om break-outsessies organiseren?
A: Natuurlijk, dat blijft mogelijk! In plaats van dat we de gasten van ruimte laten wisselen, vragen we de trainers, sprekers of workshopleiders dit te doen. Hierdoor minimaliseer je het aantal bewegingen door de locatie en blijft het voor iedereen makkelijker om afstand te houden.
V: Blijft het mogelijk om de toiletten te gebruiken?
A: Voor alle toiletten zijn markeringen aangebracht op de vloer, zo kan er veilig worden gewacht. Een deel van de urinoirs is buiten gebruik, om te voorkomen dat gasten te dicht bij elkaar komen. Daarnaast is de frequentie van het schoonmaken verhoogd, hygiëne gaat boven alles!
V: Hoe gaan jullie om met de hygiëne van de ruimtes?
A: Meerdere keren per dag worden alle tafels, stoelen en andere oppervlaktes gereinigd. Daarnaast staan er in elke ruimte genoeg handgelflacons en worden de bijbehorende prullenbakken meerdere keren per dag geleegd.
V: Is het mogelijk om na afloop te borrelen?
A: Jazeker, hiervoor wordt een borrelbuffet verzorgd.
